Aufbewahrungsfrist Fahrtenbuch

In vielen Unternehmen werden Fahrtenbücher aus steuerlichen Gründen geführt. Es kommt aber auch immer wieder vor, dass eine Fahrtenbuchauflage ergeht, weil nach einer Verkehrsordnungswidrigkeit oder einer Verkehrsstraftat, die mit einem Firmenwagen begangen wurde, der Täter nicht ermittelt werden konnte.

Fahrtenbücher werden dann meist als Störfaktor empfunden. Sie sind aber nicht nur lästig, werden sie nicht lange genug aufbewahrt oder zu spät vernichtet, kann das empfindliche Konsequenzen für ein Unternehmen zur Folge haben.

Nachfolgend erläutern wir Ihnen, wie lange Sie solche Fahrtenbücher aufbewahren müssen und worauf Sie bei der Vernichtung dieser Dokumente achten sollten.

Wann muss ein steuerliches Fahrtenbuch geführt werden?

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen, sieht das Finanzamt darin einen sogenannten geldwerten Vorteil. Dieser muss versteuert werden. Die Besteuerung kann entweder pauschaliert nach der 1-Prozent-Regelung erfolgen oder auf Basis der tatsächlichen Aufwendungen.

Die letztgenannte Möglichkeit ist für die Beschäftigten oft günstiger, allerdings setzt diese Option die Führung eines Fahrtenbuchs voraus, aus dem sich lückenlos ergibt, wann und in welchem Umfang das Fahrzeug geschäftlich oder privat genutzt wurde.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Fahrtenbücher?

Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten sind in § 147 Abgabenordnung (AO) geregelt. Kaufleute, also insbesondere alle Personenhandels- und Kapitalgesellschaften, müssen zusätzlich die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen beachten, die in § 257 HGB verankert sind.

Die Abgabenordnung unterscheidet, vereinfacht dargestellt, zwischen vier Gruppen von Unterlagen:

• Rechnungslegung (Jahres- und Konzernabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, etc.)
• Bücher, Buchführung und Belege
• Zollunterlagen
• Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen

Dokumente, die zu den drei ersten Kategorien zählen, müssen 10 Jahre, alle übrigen Unterlagen 6 Jahre aufgehoben werden. Nähere Details bekommen Sie in unserem Artikel zum Thema.

Fahrtenbücher dienen dazu, Betriebsausgaben nachzuweisen und substanziieren die Buchführung, sie werden deshalb zur zweiten Kategorie gerechnet und müssen somit 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des Jahres zu laufen, in dem die letzte Eintragung in das Fahrtenbuch gemacht worden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Lisa Müller darf ihren Dienstwagen auch privat nutzen. An Silvester 2019 holt sie damit einen verspäteten Gast kurz vor Mitternacht vom Bahnhof ab. Da sie das gemeinsame Anstoßen zum Jahreswechsel nicht versäumen möchte, nimmt sie die erforderliche Eintragung im Fahrtenbuch erst am Neujahrsmorgen vor.

Damit erfolgte die letzte Eintragung im Fahrtenbuch für den Veranlagungszeitraum 2019 erst im Jahr 2020. Die Frist für die Aufbewahrung beginnt folglich am 31.12.2020 und endet am 31.12.2030.

Handelsrechtlich gelten für Fahrtenbücher die gleichen Aufbewahrungsfristen.

Fragen zur Aufbewahrung von Fahrtenbüchern

Muss das Fahrtenbuch vernichtet werden?

Wird das Fahrtenbuch nicht vom betroffenen Mitarbeiter, sondern vom Unternehmen aufbewahrt, was dringend zu empfehlen ist, da der Arbeitgeber für die korrekte Berechnung und Abführung der Lohnsteuer verantwortlich ist, muss er dabei die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Schließlich handelt es sich bei den Eintragungen ins Fahrtenbuch um personenbezogene Daten seiner Beschäftigten.

Eine Verarbeitung, und als solche qualifiziert sich auch die bloße Aufbewahrung von personenbezogenen Daten, ist nicht ohne Rechtsgrundlage erlaubt. Die Verarbeitung kann beim Fahrtenbuch aber auf eine gesetzliche Pflicht (Artikel 6 1c) DSGVO) gestützt werden. Mit Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungsfrist entfällt die Rechtsgrundlage aber, sofern nicht gerade ein Steuerverfahren anhängig ist, bei dem das Fahrtenbuch eine Rolle spielt.

Die Fahrtenbücher müssen deshalb zeitnah nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Andernfalls droht ein Bußgeld nach Artikel 83 DSGVO, dies kann bis zu 4 Prozent des Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro betragen.

Auch wenn derart astronomische Summen wegen einer schlichten Versäumnis der Löschfristen bestimmt nicht fällig werden, muss aber durchaus mit einem fünfstelligen Betrag gerechnet werden. Kommen die Daten abhanden oder werden auf andere Weise unberechtigten Dritten zugänglich gemacht, kann es richtig teuer werden.

Dem betroffenen Mitarbeiter steht dann außerdem noch Schadensersatz und Schmerzensgeld nach Artikel 82 DSGVO zu.

Gibt es Sonderregelungen für digitale Fahrtenbücher?

Für Fahrtenbücher, die elektronisch geführt werden, gelten die gleichen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Nach deren Ablauf müssen die Daten zeitnah gelöscht werden, andernfalls drohen die oben schon erläuterten datenschutzrechtlichen Konsequenzen.

Was ist bei einem behördlich angeordneten Fahrtenbuch zu beachten?

Firmenfahrzeuge werden oft von verschiedenen Personen genutzt. Natürlich ist ein Mitarbeiter dann auch einmal zu schnell unterwegs oder übersieht eine rote Ampel. Die Konsequenzen trägt in diesen Fällen der Beschäftigte, so er denn zweifelsfrei ermittelt werden kann.

Wenn es keine tauglichen Fotos gibt und sich die Kollegen gegenseitig bezichtigen oder an kollektivem Gedächtnisverlust kranken, kann der Täter oft nicht ermittelt werden.

In diesem Fall droht dem Fahrzeughalter, also bei Kapitalgesellschaften dem Unternehmen, ansonsten dem Firmeninhaber, eine Fahrtenbuchauflage nach § 31a Abs. 1 Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO).

Was im Fahrtenbuch festgehalten werden muss und wie lange dies zu führen ist, regelt der Verwaltungsakt, mittels dem die Auflage ergeht. Behördlich angeordnete Fahrtenbücher müssen während der Zeit, während derer sie zu führen sind, jederzeit vorgelegt oder bei digitaler Führung, zugänglich gemacht werden können.

Das Fahrtenbuch muss bis sechs Monate nach Ende der Auflage aufbewahrt werden. Da auch diese Art Fahrtenbuch personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO enthält, gelten die obigen Ausführungen entsprechend. Nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen die Aufzeichnungen zeitnah vernichtet werden.