Aufbewahren oder vernichten? Fragen Sie den SERO Fristenchecker!
Sie möchten sofort wissen, ob Sie Ihre Dokumente noch aufbewahren oder schon vernichten sollen? Fragen Sie unseren Fristenchecker - dieser teilt Ihnen direkt mit, welche Aufbewahrungsfrist für Ihre Buchhaltungsunterlagen gilt.
Arten von Aufbewahrungsfristen
Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen gibt es weitere gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen beachten müssen:
- Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen: Diese ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und betreffen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie Lageberichte.
- Arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfristen: Für Dokumente wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Sozialversicherungsnachweise gelten spezielle Aufbewahrungsvorgaben.
- Zivilrechtliche Verjährungsfristen: Verträge und andere Unterlagen müssen häufig länger aufbewahrt werden, um zivilrechtlichen Ansprüchen gerecht zu werden, z. B. gemäß den Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).
- Datenschutzrechtliche Vorgaben: Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist.
- Branchenspezifische Aufbewahrungspflichten: Je nach Branche gelten spezielle Regelungen, z. B. im Umweltrecht, Gesundheitswesen oder in der Finanzdienstleistungsbranche.
Im Fokus dieses Beitrags stehen jedoch die steuerlichen Aufbewahrungsfristen, da diese für Unternehmen unabhängig von ihrer Branche eine zentrale Rolle spielen.
Warum sind steuerliche Aufbewahrungsfristen wichtig?
Aufbewahrungsfristen sind ein essenzieller Bestandteil des Rechnungswesens und der Unternehmensführung. Sie sichern die Transparenz der Geschäftstätigkeit, dienen als Nachweis bei Steuerprüfungen und bieten Schutz vor rechtlichen Konsequenzen. Handels- und steuerrechtliche Vorschriften, insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), regeln, wie lange Unternehmen bestimmte Dokumente aufbewahren müssen. Verstöße gegen diese Vorgaben können zu empfindlichen Strafen führen, weshalb eine korrekte Handhabung essenziell ist.
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Nicht alle Dokumente sind gleich lange aufzubewahren. Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören unter anderem:
- Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse: Diese dokumentieren die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens.
- Buchungsbelege und Steuerunterlagen: Zum Beispiel Rechnungen, Kontoauszüge oder Quittungen.
- Geschäftsbriefe und Verträge: Enthalten wichtige Informationen zu rechtlichen oder geschäftlichen Vereinbarungen.
Änderungen ab 2025 durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wird ab dem 1. Januar 2025 eine wichtige Änderung eingeführt: Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege werden von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese Regelung betrifft Dokumente wie Buchungsunterlagen, Belege und Aufzeichnungen, die in den § 147 AO, § 257 HGB sowie § 14b UStG genannt werden.
Diese Verkürzung zielt darauf ab, Unternehmen zu entlasten, ohne dabei die Transparenz oder Rechtssicherheit zu gefährden. Wichtig ist jedoch, die Details der Übergangsphase und ihre Anwendung auf Altunterlagen zu beachten.
Folgende Änderungen ergeben sich nun durch das Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes:
Bis 31.12.2024:
- 10 Jahre: Buchführungsunterlagen, Steuerunterlagen wie Bilanzen, Steuererklärungen und Rechnungen.
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe und weitere geschäftliche Korrespondenz.
Ab 01.01.2025:
-
8 Jahre: Buchungsbelege:
- Fremdbelege, z.B. eingegangene Rechnungen, Quittungen, Überweisungsscheine
- Eigenbelege: z.B. im eigenen Betrieb erstelle Abrechnungen, Rechnungskopien, Quittungen, Notbelege
- interne Belege: z.B. als Anweisungen über Umbuchungen oder Verrechnungen
- Für bestimmte Dokumententypen bleibt die sechsjährige bzw. zehnjährige Aufbewahrungsfrist erhalten.
Beispiele für die steuerliche Aufbewahrungsfrist von Buchhaltungsunterlagen:
6 Jahre
- Abtretungserklärungen
- Akkreditive
- Angebote, die zum Auftrag geführt haben
- Ausbildungsnachweise
- Betriebsprüfungsberichte
- Dauerauftragsunterlagen
- Frachtbriefe
- Geschäftsbriefe (außer Gutschriften und Rechnungen)
- Geschenknachweise
- Handelsbriefe
- Reklamationen
- Scheck- und Wechselunterlagen
- Schriftwechsel (allgemein)
- Schulungsnachweise
- Unfallanzeige/Unfallprotokoll
- Versand- und Frachtunterlagen
- Versicherungspolicen (nach Ablauf)
- Verträge (nach Vertragsende, sofern keine Buchungsgrundlage)
8 Jahre
- Abrechnungsbelege
- Bankauszüge, Bankbelege
- Belege, Sammelbelege, Beleglisten
- Bewirtungsbelege
- Buchungsanweisungen/Buchungsbelege
- Fahrtkostenerstattungen (Buchungsbelege)
- Gehaltslisten
- Kassenberichte, -bücher, -blätter und -belege
- Kassenzettel
- Kontoauszüge
- Lieferscheine (Buchungsbelege)
- Lohnaufzeichnungen
- Quittungen (Buchungsbelege)
- Wechsel (Buchungsbelege)
- Werbekostenbelege
10 Jahre
- Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant)
- Änderungsnachweis der EDV-Buchführung
- Anlagevermögensbücher und -karteien
- Arbeitsanweisungen
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen/Krankmeldungen
- Ausgangsrechnungen
- Außendienstabrechnungen
- Bankbürgschaften
- Begleitscheine
- Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung
- Betriebskostenabrechnungen
- Bilanzen (Jahresbilanzen)
- Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)
- Datensicherungen
- Debitorenlisten
- Eingangsrechnungen
- E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt
- Export-/Ausfuhrunterlagen (Lieferantenerklärungen, Präferenznachweise etc.)
- Geschäftsberichte
- Handelsregisterauszüge
- Hauptabschlussübersicht (anstelle der Bilanz)
- Import-/Einfuhrunterlagen
- Inkassobücher, -karteien und -quittungen
- Inventare
- Investitionszulagen
- Jahresabschlüsse mit Erläuterungen
- Jahresabschlusserläuterungen
- Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
- Kalkulationsunterlagen
- Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
- Kostenträgerrechnungen
- Krankmeldungen/AU-Bescheinigungen
- Kreditunterlagen
- Lieferantenerklärungen
- Mahnbescheide
- Mietunterlagen
- Nachnahmebelege
- Nebenbücher
- Organisationsunterlagen über EDV-Buchführung
- Pachtunterlagen
- Personalakten
- Preislisten (Bewertungsunterlagen)
- Protokolle (Buchungsbelege)
- Prozessakten
- Prüfungsberichte (Abschlussprüfer)
- Rechnungen, Rechnungsunterlagen
- Reisekostenabrechnungen
- Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
- Saldenbilanzen und -listen
- Spendenbescheinigungen
- Steuerunterlagen
- Telefonkostennachweise
- Überstundenlisten
- Urlaubsanträge
- Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
- Verkaufsbücher
- Vermögensverzeichnisse
- Wareneingangs- und -ausgangsbücher
- Zahlungsanweisungen
- Zinsabrechnungen
- Zollanmeldung
- Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
Mehr Informationen zu den Fristen Ihrer Dokumente erfahren Sie in unserem Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.
Aktuelle Fristen für Ihre Unterlagen
Die Aufbewahrungsfrist startet im Regelfall immer nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Aktionen in den betreffenden Unterlagen erfolgt sind oder Handelsbriefe empfangen oder versendet wurden.
D.h. im Jahr 2016 erstellte (und unveränderte) bzw. zuletzt aktualisierte Buchungsbelege, die nach Bürokratieentlastungsgesetz einer achtjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen, können nun im Rahmen unserer Aktenvernichtung entsorgt werden.
Für Unterlagen mit sechs- oder zehnjähriger Aufbewahrungsfrist, die 2024 abläuft, können Sie die Aktenvernichtung selbstverständlich ebenfalls buchen.
Jetzt Aktenvernichtung buchen!
Praktische Tipps für die Umsetzung
Die Umstellung auf die neuen Aufbewahrungsfristen erfordert eine Anpassung der internen Abläufe in Unternehmen. Mit der richtigen Organisation und den passenden Hilfsmitteln kann die Übergangsphase reibungslos gemeistert werden.
Digitalisierung und Archivierung als Schlüssel zur Effizienz
In der heutigen digitalen Welt spielt die elektronische Archivierung eine immer wichtigere Rolle. Unternehmen, die auf digitale Systeme setzen, können nicht nur Platz sparen, sondern auch die Verwaltung ihrer Unterlagen effizienter gestalten. Voraussetzung ist jedoch, dass die digitalen Systeme den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechen. Diese sorgen dafür, dass auch digital gespeicherte Dokumente rechtssicher und manipulationsgeschützt sind. Zusätzlich ermöglichen automatisierte Funktionen, wie das Einrichten von Löschfristen, eine Entlastung im Arbeitsalltag.
Dokumentenmanagement optimieren
Eine klare Struktur im Dokumentenmanagement ist essenziell, um Aufbewahrungsfristen einzuhalten und gleichzeitig den Überblick zu behalten. Unternehmen sollten frühzeitig Ordnungssysteme etablieren, die sicherstellen, dass die relevanten Unterlagen leicht auffindbar sind. Hierbei helfen digitale Tools, die den Zugriff erleichtern und eine automatische Kategorisierung von Dokumenten ermöglichen.
Was passiert nach Ablauf der Frist?
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist stellt sich die Frage, wie mit den betroffenen Unterlagen umgegangen werden sollte. Hierbei spielen Datenschutz und Rechtssicherheit eine entscheidende Rolle.
Datenschutzkonforme Vernichtung von Unterlagen
Sobald die Frist abgelaufen ist, können die entsprechenden Dokumente vernichtet werden. Dabei ist es wichtig, insbesondere personenbezogene Daten datenschutzgerecht zu entsorgen. Hier bietet SERO Entsorgung eine professionelle und sichere Lösung für die Entsorgung Ihrer Aktenordner und Unterlagen an, die sowohl den rechtlichen Anforderungen als auch den Umweltschutzrichtlinien gerecht wird. Unser Service umfasst:
- Die DSGVO-konforme Aktenvernichtung nach DIN 66399, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.
- Nachhaltige Entsorgung und Recycling zur Schonung der Umwelt.
- Transparente und zuverlässige Entsorgungsprozesse.
- Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und Standards.
- Effektive und termingerechte Abwicklung Ihrer Entsorgungsvorhaben.
Mit SERO Entsorgung profitieren Sie von einer umfassenden Lösung, die Ihre Anforderungen erfüllt und gleichzeitig effizient sowie umweltbewusst gestaltet ist. Lassen Sie sich von unserem Service überzeugen und sorgen Sie für eine sichere und nachhaltige Vernichtung Ihrer Unterlagen.
Dokumentation der Vernichtung
Um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben, empfiehlt es sich, die Vernichtung wichtiger Unterlagen zu dokumentieren. Eine schriftliche Protokollierung gibt im Zweifelsfall Auskunft darüber, welche Unterlagen wann und wie entsorgt wurden. Dies kann insbesondere bei Steuerprüfungen oder datenschutzrechtlichen Fragestellungen hilfreich sein.
Die Einhaltung dieser Schritte sorgt dafür, dass Unternehmen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist rechtssicher handeln und gleichzeitig Platz für neue Dokumente schaffen. Gleichzeitig unterstützt eine strukturierte Herangehensweise an die Vernichtung dabei, die Effizienz im Archivmanagement zu steigern. Dies kann insbesondere bei Steuerprüfungen oder datenschutzrechtlichen Fragestellungen hilfreich sein.
Die Einhaltung dieser Schritte sorgt dafür, dass Unternehmen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist rechtssicher handeln und gleichzeitig Platz für neue Dokumente schaffen. Gleichzeitig unterstützt eine strukturierte Herangehensweise an die Vernichtung dabei, die Effizienz im Archivmanagement zu steigern.
Fazit: Mehr Effizienz durch kürzere Fristen
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV stellt einen wichtigen Schritt zur Entlastung von Unternehmen dar. Mit der richtigen Vorbereitung können Unternehmen nicht nur gesetzeskonform handeln, sondern auch ihre internen Prozesse effizienter gestalten. Gleichzeitig bleibt genug Spielraum, um die notwendige Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Die zunehmende Digitalisierung in Unternehmen bringt spezifische Anforderungen an die Aufbewahrungspflichten mit sich. Digitale Unterlagen wie Rechnungen, E-Mails oder Verträge müssen ebenso wie physische Dokumente gesetzeskonform archiviert werden. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) spielen hierbei eine zentrale Rolle. Diese regeln unter anderem, dass digitale Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und sicher gespeichert werden müssen.
Besonders wichtig ist die regelmäßige Überprüfung der Systeme, um Manipulationen oder Datenverluste zu vermeiden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben und im Falle von Prüfungen schnell bereitgestellt werden können. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist entscheidend, um steuerrechtliche und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Weiterführende Informationen und FAQ
Welche Arten von Dokumenten sind von der Fristverkürzung betroffen?
Die Fristverkürzung betrifft insbesondere Buchungsbelege, also Unterlagen wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und interne Buchungsnachweise. Andere Dokumente, wie Geschäftsbriefe, bleiben unverändert von der sechsjährigen bzw. zehnjährigen Aufbewahrungsfrist betroffen.
Wie wirkt sich die Fristverkürzung auf laufende steuerliche Prüfungen aus
Für steuerliche Prüfungen gilt, dass alle relevanten Dokumente, die vor dem Jahr 2025 erstellt wurden, noch nach den alten Fristen aufbewahrt werden müssen. Dies bedeutet, dass diese Unterlagen für zehn Jahre bereitgehalten werden müssen, unabhängig davon, wann die Prüfung stattfindet.
Wie kann ich sicherstellen, dass ich die neuen Fristen einhalte?
Die Verwendung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) oder Buchhaltungssoftware kann Unternehmen dabei unterstützen, automatische Fristen zu überwachen und Löschungen termingerecht durchzuführen.
Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungsfristen nicht einhalte?
Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten drohen empfindliche Geldstrafen. Außerdem können wichtige Nachweise für steuerliche oder rechtliche Auseinandersetzungen verloren gehen, was zu weiteren Konsequenzen führen kann.
Betrifft die neue Regelung auch digitale Unterlagen?
Ja, die neuen Aufbewahrungsfristen gelten gleichermaßen für physische und digitale Unterlagen.
Wie überprüfe ich, ob ich alle notwendigen Dokumente korrekt archiviert habe?
Eine regelmäßige Prüfung der Unterlagen und ein gut organisiertes Archivierungssystem sind essenziell. Ein Audit der Dokumentenverwaltung kann ebenfalls helfen, sicherzustellen, dass alle Anforderungen eingehalten werden.
Wo finde ich die rechtlichen Grundlagen?
Eine detaillierte Beschreibung der Gesetzesänderung bietet das Bürokratieentlastungsgesetz IV.
Stand: 31.12.2024
Die in diesem Beitrag bereitgestellten Informationen stellen keine Rechtsberatung dar.