Aufbewahrungsfristen Dokumente

Das Aufbewahren von Zahlungsbelegen und Rechnungen ist in vielen Fällen gesetzlich geregelt. Die Fristen sind für Privatpersonen aber durchaus unterschiedlich. Unternehmen müssen Dokumente, die für ihre Aktivitäten relevant sind, für die Dauer von zehn Jahren aufbewahren. Diese Frist gilt auch für Selbstständige. Privatpersonen sind seltener verpflichtet, Aufbewahrungsfristen sind kaum definiert. Dennoch ist es auch für sie empfehlenswert, Dokumente länger verfügbar zu haben.

Aufbewahrungspflicht für Unternehmen

Das Finanzamt verlangt unter Umständen das Vorlegen der Unterlagen eines Unternehmens. Deshalb ist es bei einer Überprüfung der Steuererklärung notwendig, die Belege vorzuweisen. Wenn der Unternehmer Ausgaben und Einnahmen nicht nachweisen kann, wird das Ergebnis seiner Geschäftsaktivitäten durch einen Steuerprüfer geschätzt. Oft ist das Ergebnis ein höherer Steueranteil im Vergleich zu einer Vorlage der Abrechnungen.

Grundsätzlich gilt: Jede Aufbewahrungsfrist für die entsprechenden Dokumente beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

Mehr Informationen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema Aufbewahrungsfristen.

Die Fristen für Privatpersonen

Privatpersonen sollten Belege aufbewahren, denn Sie ersparen sich unter Umständen unnötige Schwierigkeiten. Auch wenn durch den Gesetzgeber nicht immer Fristen für das Aufbewahren festgelegt sind, es ist aber empfehlenswert, Dokumente über einen gewissen Zeitraum zu behalten. Alle Belege, Quittungen und Kontoauszüge können sehr viel später wichtig werden, etwa um eine erfolgte Zahlung zu belegen.

Die Rentenunterlagen weisen die erworbenen Ansprüche für die Altersansprüche nach, ärztliche Unterlagen können spätere Diagnosen erleichtern, die Steuerunterlagen weisen Arbeitsleistungen und Zahlungen an das Finanzamt nach.

Privatpersonen sind nur zur Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet, wenn sie zu den Vielverdienern gehören. Übersteigt das jährliche Einkommen 500 000 Euro, gehören Sie zu dieser Gruppe. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dann sechs Jahre.

Handwerkerrechnungen aufbewahren

Für Handwerkerrechnungen gelten strenge Vorgaben. Der Kampf gegen die Schwarzarbeit ist der Regierung ein besonderes Anliegen. Deshalb soll im Zweifelsfall immer die Möglichkeit bestehen, dass ein legitimer Betrieb die Arbeiten ausgeführt hat. In § 14b Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) wurde die Pflicht zur Aufbewahrung durch Privatpersonen festgelegt. Und sie gilt unabhängig vom Einkommen.

Im Allgemeinen beträgt die Frist zwei Jahre. Der Handwerker vermerkt auf der Rechnung die genaue Dauer der Frist. Nach Ablauf kann die Rechnung entsorgt werden, zumindest aus gesetzlicher Sicht. Denn es kann zusätzlich sinnvoll sein, für eine längere Aufbewahrung zu sorgen. Stellt sich nämlich auch erst nach Jahren heraus, dass die Arbeiten unsachgemäß ausgeführt wurden und Folgeschäden erkennbar werden, ist es wichtig, dass ein Beleg vorhanden ist. Denn für eine mögliche Gewährleistung muss das entsprechende Dokument vorhanden sein.

Bei einem Hausbau sollten alle Belege archiviert werden. Denn für die Dauer von fünf Jahren haben Sie Anspruch auf Gewährleistungen, wenn sich später deutliche Mängel am Bau zeigen. Wird eine Eigentumswohnung irgendwann verkauft, werden Instandsetzung und Modernisierungen am besten durch Vorlage der Rechnungen in die Verkaufsverhandlung eingebracht. Auch Mieter weisen ihre Zahlungen am besten durch die entsprechenden Überweisungsbelege nach, denn auch hier kann es zu Irrtümern und unberechtigten Nachforderungen kommen.

Steuerunterlagen: Aufbewahrung nicht verpflichtend

Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, ihre Steuerunterlagen aufzubewahren. Trotzdem kann das Aufbewahren für einige Zeit sinnvoll sein. Wird ein Kredit beantragt oder eine Wohnung neu angemietet, wird immer ein Verdienstnachweis verlangt. Oder die Gebühr für den Kindergartenbesuch soll beim Jugendamt eingezahlt werden. In all diesen Fällen sind Einkommensbelege nützlich, aber auch die Vorlage des Steuerbescheids kann diese Funktion erfüllen. Die Entscheidung über die Aufbewahrungsdauer treffen Sie allerdings selber, eine gesetzliche Regelung oder eine Frist für die Steuerunterlagen existiert nicht.

Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen

Größere Anschaffungen belasten oft deutlich die Haushaltskasse. Umso ärgerlicher, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass die Ware Mängel aufweist. Das Auto, neues Mobiliar für die gute Stube, für all diese Anschaffungen sollten Belege gesammelt werden. Denn nur so lässt sich später der Kauf korrekt nachweisen. Für den Einkauf im Internet gilt dasselbe. Die Belege entweder einfach ausdrucken oder auf eine externe Festplatte kopieren, so sind die Nachweise auch im Fall eines Computerabsturzes geschützt und lange verfügbar.

Denn es kann vorkommen, dass längst vergessene Zahlungen erneut fällig werden, wenn die Buchhaltung eines Unternehmens irrtümlich den Betrag erneut einfordert. Dann ist es von Bedeutung, die Rechnung und am besten auch den Überweisungsbeleg gleich vorlegen zu können. Das Missverständnis ist damit schnell und folgenlos ausgeräumt. Die Frist für die Einforderung von verspäteten Zahlungen beträgt allerdings drei Jahre. Und so lang sollten die Daten aufbewahrt werden.

Rente und Gesundheit: Die Nachweise dauerhaft aufbewahren

Nicht wenige Unterlagen werden im Verlauf eines Lebens nur von Zeit zu Zeit wieder relevant. Umso ärgerlicher es ist, wenn sie dann nicht mehr vorhanden sind. Das Familienstammbuch, die Geburtsurkunde, Sterbeurkunden von Angehörigen: Nur wenige Male werden sie wichtig, fehlen sie aber, können Ansprüche oft nicht geltend gemacht werden.

Für das berufliche Fortkommen sind die üblichen Zeugnisse relevant. Weiterbildungsnachweise und die Zeugnisse früherer Arbeitgeber gehören ebenfalls in diese Kategorie. Auch sämtliche Schulzeugnisse, von der Grundschule bis zum Hochschulabschluss, der Abschluss der Lehre und der Gesellenbrief werden beim nächsten Jobwechsel mit Sicherheit nachgefragt.

Für die Rente ist der Nachweis über die Zeiten der Beschäftigung die Grundlage für die Ansprüche des Versicherten. Gehaltsabrechnungen, Studienbescheinigungen sind außerdem wichtig, Frauen und Mütter sollten den Erziehungsurlaub nachweisen. Nur wenn Sie über die nötigen Aufzeichnungen verfügen, können Sie den Rentenbescheid und die Kontenklärung wirklich nachvollziehen und gegebenenfalls korrigieren. Denn in Verwaltungen können ebenfalls Fehler auftreten. Und auch ohne gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind die relevanten Dokumente immer eine große Hilfe, um die entsprechenden Ansprüche nachzuweisen.