Aufbewahrungsfristen Buchungsbelege

Für unterschiedliche Dokumente gelten Vorgaben, wie lange diese aufzubewahren sind. Insbesondere Gewerbetreibende und Kaufleute haben sich an diese Aufbewahrungsfristen zu halten. Weil die Vorgaben reichlich kompliziert sind, ist jedoch nicht immer klar, welche Frist für welches Dokument gilt. Hier erfahren Sie, welche Fristen für Buchungsbelege gelten und welche Unterlagen darunter verstanden werden.

Grundlage für die Aufbewahrungspflicht

Warum müssen Unterlagen überhaupt aufbewahrt werden? Diese Frage stellt sich der ein oder andere manchmal. Die Grundlagen für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden im Steuer- und Handelsrecht gelegt. Durch verschiedene Bestimmungen sind somit Unternehmen und Kaufleute verpflichtet, bestimmte Unterlagen über einen vorgegebenen Zeitraum aufzubewahren.

Der Grund liegt in der Nachvollziehbarkeit der Geschäftstätigkeiten. Diese sind für die Besteuerung von Bedeutung. Damit die Finanzbehörde eine korrekte Steuerprüfung vornehmen kann, müssen alle Dokumente, die für die Besteuerung notwendig sind, vorhanden sein.

Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht

Für einen Großteil der Unternehmen sind die Fristen maßgeblich, die in der Abgabenordnung (AO) festgesetzt werden. Dieses als “Steuergrundgesetz” bezeichnete Bundesgesetz regelt vieles rund um das Thema Steuern.

Für die Festlegung der Aufbewahrungsfristen ist der Paragraf 147 von besonderer Bedeutung. Im Absatz 1, Nr. 4 werden ausdrücklich “Buchungsbelege” erwähnt, die “geordnet aufzubewahren” sind.

Die Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unternehmen, die mehr als 600.000 Euro Umsatz bzw. 60.000 Euro Gewinn im Jahr verbuchen.

Aufbewahrungsfristen im Handelsrecht

Für Kaufleute gilt zusätzlich zu den allgemeinen Bestimmungen das Handelsgesetzbuch (HGB). Es regelt umfassend, wie Unternehmen bzw. Rechtssubjekte, die im Handel tätig sind, zu behandeln sind. Neben Bestimmungen zu Rechtsformen und Begrifflichkeiten findet sich auch im HGB ein Paragraf, der Aufbewahrungsfristen definiert. Dieser § 257 nennt die Dokumente, die ein Kaufmann aufbewahren muss. Im Absatz 1, Nr. 4 werden “Belege für Buchungen” erwähnt. Dabei handelt es sich um Unterlagen, welche die Einträge in den Handelsbüchern ergänzen.

Diese Regelungen gelten für alle, die im Sinne des § 1 HGB als Kaufmann tätig sind.

Was hat mehr Gewicht?

Sowohl in der Abgabenordnung als auch im Handelsgesetzbuch befinden sich Regelungen zu Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Da die Gesetze jedoch keine widersprüchlichen Angaben zu den Aufbewahrungsfristen machen, kommen Unternehmen bei der Aufbewahrung von Buchungsbelegen nicht ins Schwitzen. In der Geschäftspraxis ist darüber hinaus bei anderen Unterlagen meist das Steuerrecht ausschlaggebend.

Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege

Sowohl Abgabenordnung als auch Handelsgesetzbuch erwähnen Buchungsbelege als “geordnet aufzubewahrende” Dokumente. In beiden Gesetzen wird die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf zehn Jahre festgelegt. Zudem stimmen die Gesetze überein, was den Beginn der Aufbewahrungsfrist betrifft: Er wird auf den “Schluss des Kalenderjahres”, in dem der Beleg entstanden ist, festgesetzt (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB).

De facto bedeutet das, dass die Pflicht, Buchungsbelege aufzubewahren, mit dem Folgejahr beginnt. Belege, die im Jahr 2019 entstanden sind, müssen daher bis einschließlich 31. Dezember 2029 aufbewahrt werden.

Was fällt unter Buchungsbelege?

Nicht immer leicht zu beantworten ist die Frage, welche Dokumente als Buchungsbelege gesehen werden. Sowohl in der Abgabenordnung als auch im HGB sind die Belege als Ergänzung zu den Eintragungen in die Bücher zu verstehen. Sie dienen in der Buchhaltung dazu, die Buchführung zu bestätigen. Belege sind demnach alle Dokumente, die einen Geschäftsvorgang dokumentieren. Es kann sich dabei um Unterlagen handeln, die Ihnen von anderen zugestellt wurden. Als Belege gelten aber auch Dokumente, die Sie intern erzeugt haben.

Externe Belege

Unter diesem Begriff versammelt man Unterlagen, die nicht im Unternehmen erstellt worden sind. Diese auch als Fremdbelege bezeichneten Schriftstücke bilden die Grundlage einer Buchung. Externe Buchungsbelege sind unter anderem:

• Rechnungen von Lieferanten (nicht unbedingt gleichbedeutend mit Lieferscheinen)
• Quittungen
• Steuerbelege
• Strafzettel
• Bankabrechnungen für Geschäftskonten oder Kreditkarten

Die Unterscheidungen zwischen Handels- bzw. Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen ist nicht immer einfach zu treffen. Ergründen Sie im Zweifelsfall, ob der Geschäftsbrief eine finanzielle Auswirkung hat. In diesem Fall ist er als Beleg zu betrachten.

Interne Belege

Den Fremdbelegen stehen die Eigenbelege gegenüber. Hierunter versammelt man alle Belege, die im eigenen Haus erzeugt wurden. Dazu gehören:

• erstellte Rechnungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Gutschriften
• Abschreibungen
• Materialentnahmescheine
• Stornos
• Umbuchungen

Verlängerte Aufbewahrung bei Festsetzung

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist verlängert sich, wenn das Finanzamt eine Steuerfestsetzung anordnet. Diese Frist liegt bei einem oder vier Jahren. Wenn ein solches Verfahren auf Sie zukommt, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf der Festsetzungsfrist. Dabei handelt es sich jedoch um Sonderfälle, die nur dann eintreten, wenn sich Unregelmäßigkeiten in Ihrer Buchführung ergeben.

Form der Aufbewahrung

Die Belege müssen, im Gegensatz zu Jahresabschlüssen und Bilanzen, nicht im Original aufbewahrt werden. Sie müssen als Unternehmer jedoch bei der Aufbewahrung dafür Sorge tragen, dass der Beleg zugänglich und lesbar aufbewahrt wird.

Eine besondere Frage ist, ob die Aufzeichnungen in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dies ist nicht der Fall. Im Umsatzsteuergesetz (UStG) wird die Möglichkeit der “bildlichen Wiedergabe” eingeräumt. Damit bietet sich Ihnen die Chance, die Belege digital aufzubewahren. Es muss jedoch gegeben sein, dass sie in Ihrer Form unverändert und unveränderlich sind. Dies ist bspw. durch einen Scan möglich. Sie können also Belege, die Sie in Papierform erhalten haben, elektronisch aufbewahren.

Anders herum geht dies jedoch nicht. Unterlagen, die ursprünglich digital sind, müssen in einer maschinenlesbaren Form aufbewahrt werden. Eine Rechnung, die Sie elektronisch erhalten haben, dürfen Sie deshalb nicht (ausschließlich) als Ausdruck in Ihren Akten aufbewahren.

Nach der Aufbewahrungsfrist

Ist die Aufbewahrungsfrist für die Buchungsbelege abgelaufen, stellt sich die Frage, wie man sie am besten entsorgt. Gerade bei Belegen, die in Papierform abgelegt wurden, kommen viele Regalmeter mit Unterlagen zusammen. Weil die Belege vertrauliche Informationen enthalten, kommt eine einfache Entsorgung nicht infrage.

Die beste Lösung für große Mengen an Unterlagen ist eine Aktenvernichtung. Sie stellt sicher, dass die Daten auf den Belegen sicher vernichtet werden. Wir bieten die Vernichtung von Buchungsbelegen als Dienstleistung an.