Aufbewahrungsfristen in einer Arztpraxis

Die Behandlung ihrer Patienten muss von Ärzten gründlich dokumentiert werden. Dazu sind sie rechtlich verpflichtet. Der folgende Artikel informiert darüber, welche Fristen für die Aufbewahrung von Dokumentationen und anderweitigen Unterlagen in einer Praxis gelten.

Grundlegendes zur Aufbewahrungspflicht

Das Bürgerliche Gesetzbuch, kurz BGB, regelt, welche Aufbewahrungsfristen für die ärztliche Dokumentation gelten. In Paragraf 630f BGB ist festgelegt, dass der Arzt nach einer abgeschlossenen Behandlung Patientenakte zehn Jahre lang aufbewahren muss. Ausnahmen bestehen, wenn sich aus anderen Vorschriften abweichende Fristen ergeben. Die Berufsordnung und der BMV-Ä, der Bundesmantelvertrag für Ärzte, sehen ebenfalls vor, dass Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Als Mediziner können Sie also davon ausgehen, dass generell alle Unterlagen, die bei der Arbeit anfallen, für eine Dauer von zehn Jahren aufzubewahren sind. Wenn zum Beispiel im Jahr 2015 eine Behandlung stattgefunden hat, dann kann die Dokumentation der Behandlung nach Ende des Jahres 2025 gelöscht oder vernichtet werden. Wenn eine elektronische Dokumentation der Aufzeichnungen vorliegt, so liegt es in der Pflicht des Vertragsarztes, dass diese innerhalb der Frist stets verfügbar ist. Es ist also nötig, die entsprechende Datensicherung vorzunehmen.

Aufbewahrungsfristen von über 30 Jahren

Wenn sich der Patient noch in Behandlung des Arztes befindet und unter einer chronischen Krankheit leidet, sollten die Unterlagen über die 10-Jahres-Frist hinaus aufbewahrt werden. Es ergeben sich längere Fristen, wenn Komplikationen bei der Behandlung auftreten oder es zu einem Rechtsstreit kommt.

Wenn ein Gerichtsverfahren anhängig wird, in dem es um die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen geht, ist es aufgrund der aktuellen Fristen zur Verjährung geboten, die Unterlagen über einen Zeitraum von 30 Jahren aufzubewahren. Wenn in diesem Fall die Dokumentation von Ärzten nicht aufbewahrt wird, könnte dies von den Gerichten negativ ausgelegt werden. Das Gericht nimmt dann an, dass die Behandlung ebenso wie die Dokumentation, nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Ein besonderer Fokus sollte auf die Röntgenverordnung gelegt werden, wenn es um Gesetze geht, durch die längere Aufbewahrungsfristen zustande kommen. Es ist in Paragraf 28 vorgeschrieben, dass Aufzeichnungen von Röntgeneinrichtungen nach der letzten Behandlung für 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Bilder der Röntgenaufnahme müssen nach der letzten Untersuchung für 10 Jahre aufbewahrt werden. Handelt es sich um Aufzeichnungen oder Röntgenbilder von minderjährigen Personen, müssen diese aufbewahrt werden, bis die Person ein Alter von 28 Jahren erreicht hat.

Art der Aufbewahrung

Die Aufbewahrung von aufgezeichneten Ergebnissen, Patientenbefragungen, Art und Zeitpunkt der Untersuchungen oder Röntgenbilder, kann auf einem Daten- oder einem Bildträger erfolgen. Sichergestellt werden muss dabei stets, dass die Daten beziehungsweise die Wiedergabe inhaltlich und bildlich übereinstimmen. Außerdem müssen sie während der gesamten Dauer der vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit verfügbar und kurzfristig zugänglich sein.

Wenn eine Untersuchung mit ionisierender Strahlung oder radioaktiven Stoffen vorgenommen wurde, müssen Kollegen, die den Patienten danach behandeln, stets Auskunft oder Einsicht in die jeweiligen Dokumentationen erhalten.

Auch andere Unterlagen müssen lange aufbewahrt werden

Längere Zeiten der Aufbewahrung sieht das Transfusionsgesetz vor. Je nachdem, um welche Unterlagen es sich handelt, variieren die Fristen hier zwischen 15, 20 und 30 Jahren. 30 Jahre lang müssen Aufzeichnungen über Plasmaproteine und Blutprodukte, um Hämostasestörungen zu behandeln, aufbewahrt werden. Spenderdaten werden über 15 Jahre aufbewahrt. Der Arzt muss seine Aufzeichnungen über eine Spenderimmunisierung für die Zeit von 20 Jahren aufbewahren. Ist die Aufbewahrung nicht länger erforderlich, müssen diese durch den Arzt gelöscht oder vernichtet werden. Beträgt die Aufbewahrungsdauer mehr als 30 Jahre, dann müssen diese anonymisiert werden.

Handelt es sich um Dokumente nach dem sogenannten D-Arzt-Verfahren, dann müssen diese für 15 Jahre aufbewahrt werden. Die Richtlinie für die Bestellung von Durchgangsärzten regelt diese Fristen. Die Richtlinien über die Durchführung der Disease-Management-Programme schreiben eine Frist von 15 Jahren vor, in denen die Ärzte die Unterlagen aufbewahren müssen.

Kürzere Aufbewahrungszeiten

Es gibt allerdings auch unterschiedliche Fälle, in denen die Zeiten für die Aufbewahrung kürzer ausfallen. Allerdings werden diese Vorschriften immer seltener, da die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nahezu allgemeingültig ist. Im Bundesmantelvertrag ist es heutzutage nicht mehr festgeschrieben, dass Abrechnungsunterlagen von dem Arzt nur acht Quartale lang aufbewahrt werden müssen.

Allerdings sieht der Bundesmantelvertrag keine bestimmten Fristen vor. Nach Auffassung der Partner des Bundesmantelvertrages sind die Unterlagen zur Abrechnung kein Teil der ärztlichen Dokumentation und unterliegen damit nach geltendem Recht nicht der herkömmlichen Frist zur Aufbewahrung von zehn Jahren. Im eigenen Interesse sollten Psychotherapeuten und Ärzte allerdings sicherstellen, dass sie die Dokumente im erforderlichen Rahmen aufbewahren, um ihre Abrechnung rechtfertigen zu können – mindestens für zwei Jahre. Hinzu kommen Bestimmungen, die sich aus anderen Verordnungen ergeben.

Die Verordnung zur Betäubungsmittelverschreibung sieht vor, dass fehlerhaft ausgestellte Rezepte und Rezeptvordrucke Teil 3 erst nach einer Frist von drei Jahren entsorgt werden können. Dasselbe gilt ebenfalls für Betäubungsmittelbücher und Karteikarten. Die Frist beginnt mit der letzten Eintragung des Arztes. Die Erläuterungen zur Vordruckvereinbarung sehen vor, dass der Durchschlag für den behandelnden Arzt von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Muster 1c, ein Jahr lang aufbewahrt werden muss.

Besonders im Hinblick auf den Datenschutz gibt es mittlerweile viele Fristen, die vorsehen, dass der Arzt Unterlagen zu einem bestimmten Zeitpunkt spätestens vernichten oder löschen muss. Generell lässt sich festhalten, dass Ärzte auf der sicheren Seite sind, wenn sie die Dokumentation und Aufbewahrung ihrer Patientenunterlagen gewissenhaft und ordentlich durchführen.

Sichere Vernichtung von Unterlagen

Aufgrund der sensiblen Daten, die in Patientenakten abgelegt sind, sollten Sie bei der Entsorgung besondere Vorsicht walten lassen. Wegen der großen Menge an Material, das innerhalb von zehn Jahren anfällt, bietet sich eine professionelle Aktenvernichtung an. Hierbei übernehmen wir die Vernichtung der Patientenakten. Sie haben weniger Arbeit mit der Entsorgung und gehen noch dazu sicher, dass die Regelungen des Datenschutzes eingehalten sind. Wir bieten Ihnen die Aktenvernichtung in verschiedenen deutschen Städten an.