Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen

Zur Jahreswende schlägt für viele die Stunde des Aussortierens der Unterlagen. Doch Vorsicht: Die Aufbewahrungsfristen entscheiden, was wegkann und was im Ordner verbleiben sollte. Im nachfolgenden Artikel geben wir Ihnen Informationen zu den Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen.

Unterschiede für Gewerbetreibende und Privatleute

Etliche Belege unterliegen der Aufbewahrungspflicht, die gesetzlich festgelegt ist. Das Finanzamt erwartet von den steuerpflichtigen Unternehmen, dass Ausgaben mindestens sechs Jahre und maximal zehn Jahre lang belegt werden können. Sind die entsprechenden Rechnungen und Quittungen nicht mehr vorhanden, wird eine Betriebsprüfung angesetzt. Auch eine Schätzung auf Grundlage früherer Daten ist möglich, und das bedeutet in der Regel sogar deutliche Steuernachzahlungen.

Für Privatpersonen galten diese Regelungen allerdings bisher nicht. Seit das Finanzamt aber keine Belege mehr zur Vorlage bei der Steuererklärung verlangt, sollten die Unterlagen dennoch aufbewahrt werden. Erst wenn der endgültige Steuerbescheid vorliegt und die Widerspruchsfrist von einem Monat abgelaufen ist, sind die zugehörigen Unterlagen nicht mehr relevant. Zusätzlich wurden für Privatpersonen ab dem 1.1.2010 Aufbewahrungsfristen für die Steuerunterlagen festgelegt. Unterlagen über Versicherungen sollten darüber hinaus im eigenen Interesse aufbewahrt werden.

Entscheidend ist das erzielte Einkommen. Wer einen Überschuss von mehr als 500 000 Euro erwirtschaftet hat, muss steuerlich relevante Belege und Aufzeichnungen nach § 147a AO für die Dauer von sechs Jahren aufbewahren. Zusätzlich ist der Steuerbehörde jederzeit eine Außenprüfung möglich, um ohne Anlass die in der Steuererklärung niedergelegten Angaben vor Ort zu prüfen.

Gesetzliche Fristen für Gewerbetreibende

Für den Gewerbetreibenden, der zur Buchführung gesetzlich verpflichtet ist, galten seit jeher bestimmte Fristen. Die Geschäftsunterlagen sind für den festgelegten Zeitraum verfügbar zu halten. In der Abgabenordnung (AO) finden sich die Bestimmungen über die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Unter anderem wird hier gesetzlich geregelt, dass bei einem höheren Umsatz als 600 000 Euro oder bei einem Gewinn von mehr als 60 000 Euro im Jahr Aufzeichnungen gefertigt werden müssen, eine Buchhaltung ist einzurichten.

Im Handelsrecht gilt das Handelsgesetzbuch (HGB). Besondere Verordnungen und Gesetze bestimmter Berufe oder Tätigkeiten bestimmen darüber hinaus, dass eine Buchhaltung verpflichtend ist. Grundsätzlich gibt es Fristen von sechs oder von zehn Jahren in Abhängigkeit vom jeweiligen Dokument.

Zehn, sechs oder zwei Jahre?

10 Jahre

Der Unternehmer hat Eröffnungsbilanzen für zehn Jahre verfügbar zu halten, einschließlich relevanter Unterlagen der Organisation. Handelsbücher, Aufzeichnungen und Inventare sind ebenfalls mit einer zehnjährigen Frist versehen, auch alle Buchungsbelege. In Abhängigkeit vom Geschäftsvorfall erstreckt sich die Pflicht auf alle Kontoauszüge, Quittungen und Rechnungen. Kassenberichte, Lohnabrechnungen, Reisekostenabrechnungen und Eigenbelege gehören ebenfalls hierher. Auch Schecks und Wechsel müssen so lange vorhanden sein, ebenso Lieferscheine, Steuerbescheide, Vertragsurkunden und Warenbestandsaufnahmen.

6 Jahre

Die „sechsjährigen“ Unterlagen sind: Die gesamte Geschäftskorrespondenz einschließlich Ein- und Ausgang des Unternehmens. Handelsbriefe und weiterhin alles, was für die Steuer relevant sein könnte.

2 Jahre

Mit der Einführung des Mindestlohns im Januar 2015 muss ein Arbeitgeber die Arbeitszeit bestimmter Gruppen von Arbeitnehmern dokumentieren. Im Schwarzarbeitergesetz sind Branchen bestimmt, die zum Missbrauch neigen, wie das Baugewerbe, die Logistik und die Gebäudereinigung. Für all diese Berufsgruppen gilt eine Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Minijobber in privaten Haushalten sind ausgenommen, ebenso Arbeitnehmer, die regelmäßig mehr als ein jeweils festgelegtes Einkommen erzielen.

Grund für diese zweijährige Aufbewahrungsfrist ist die Möglichkeit einer Überprüfung durch den Zoll, mit der ein Arbeitgeber jederzeit rechnen muss. Verstöße gegen die Pflicht zur Dokumentation und Aufbewahrung können bußgeldpflichtig werden. Maximal zu erwarten sind laut Mindestlohngesetz 30 000 Euro.

Kassen-Nachschau bei Verdacht auf Manipulationen

Zunehmend breitet sich die digitale Abrechnung und Dokumentation in allen Bereichen der Gesellschaft aus. Wegen damit verbundenen Manipulationsmöglichkeiten der elektronischen Unterlagen gelten ab 2020 neue gesetzliche Bestimmungen.

Deshalb gelten auch für Handwerksbetriebe, die mit einer elektronischen Registrierkasse oder einer PC-Kasse ausgestattet sind, zukünftig detaillierte Regelungen. Bereits seit 2018 kann die Steuerbehörde ohne Ankündigung eine Kassen-Nachschau durchführen, wenn Manipulationen vermutet werden.

Die elektronischen Kassen verfügen über diverse Speicher und Varianten der Eingabe. Damit sind Manipulationen zu erwarten, entsprechend misstrauisch ist das Finanzamt. Jedes Jahr gehen Milliarden Steuern verloren, und neue Regeln sollen die Manipulationen der Registrierkassen in Zukunft verhindern.

Im „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ sind die entsprechenden Maßnahmen aufgeführt. Aufzeichnungen in elektronischer Form sind mithilfe einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen zu schützen. Elektronische Grundaufzeichnungen müssen einzeln, richtig, geordnet, zeitgerecht, vollständig und vor allem unveränderbar aufgezeichnet werden. Zusätzlich besagt die Vorschrift: Die Aufzeichnungen sind auf einem Speichermedium zu sichern und verfügbar zu halten.

Übergangsfrist bis September

Verstöße gegen die neuen Bestimmungen werden mit empfindlichen Sanktionen geahndet. So sind Zuschätzungen zum Umsatz und zum Gewinn möglich, die Behörde kann Ordnungswidrigkeiten mit einem Bußgeld sanktionieren, der maximale Tarif beträgt 25 000 Euro.

Allerdings sind eine Reihe von Kassenherstellern noch nicht in der Lage, die neuen Sicherheitseinrichtungen termingerecht einzurichten. Deshalb gilt eine Übergangsfrist (BMF, Schreiben vom 6.11.2019, Az. IV A 4 – S 0319/19/10002 : 001) bis zum 30.9.2020.

Besonderheiten bei den Aufbewahrungspflichten für 2020

Gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, sollte nicht per se gefolgert werden, dass in 2020 die Dokumente aus 2010 obsolet geworden sind. Denn es gilt der Grundsatz: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen durchgeführt wurden. Anders gesagt: Entscheidend ist das Datum für den Jahresabschluss oder wann der Lagebericht aufgestellt, wann inventarisiert wurde. Folgendes Beispiel soll den Zusammenhang beleuchten:

Auch hier gilt eine Ausnahme. Wird aktuell eine Betriebsprüfung vorgenommen, sind die Belege weiter vorzuhalten. Gleiches gilt für Prüfungen der Umsatzsteuer oder der Lohnsteuer. Sind Ermittlungen anhängig, die steuerstrafrechtliche Konsequenzen haben könnten oder ein Bußgeldverfahren, sind die Unterlagen ebenfalls noch von Belang und dürfen nicht aussortiert werden. Gleiches gilt bei einem laufenden Klageverfahren oder einer entsprechenden Beschwerde.